Dẫu chưa đạt tới mức “công lực thâm hậu” theo kiểu “Nhất ngôn cửu đỉnh” nhưng câu chữ trong email vẫn có thể hiểu với từ "bút sa gà chết" (cụ thể ở đây "phím sa gà chết"). Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa và việc viết email cũng vậy.
Khởi đầu ngày mới với “Check mail”
Nói một cách công bằng thì, chính Yahoo! Messenger mới là công cụ ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với chúng ta. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của email trong giao dịch, giải quyết công việc. Chúng ta nên hiểu email theo nghĩa như: tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ... Thêm một lợi thế mà email có được đó là tính "forward", email này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người “cùng cảnh ngộ” :) với chúng ta. Ở một số công ty khác thì việc "check mail" là việc làm bắt buộc cho một ngày làm việc mới và tại GMS Vietnam, chúng ta vẫn sẽ làm như vậy các bạn nhé!
“Send” không đơn giản là “gửi”!
Bạn có thường đọc (lướt) lại email mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu “hậu kiểm” vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực thì có thể nói là “Bút sa gà chết” vậy thì trên máy tính cũng vậy “phím” sa, có người "sắp chết".
Một số lưu ý khi gửi mail:
- Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong email lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn).
- Không nhập chủ đề cho email cũng là một sơ suất không hiếm gặp.
- Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì email viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ “luận” hơn email có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết email bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.
- Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai.
- Chữ ký trong email cũng rất cần thiết, đóng vai trò một “lý lịch trích ngang” tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.
“Tai nạn” email
Nhầm người nhận, email hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng “chữa cháy”. “Xi xi” quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những “tai nạn” trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên “xi xi” thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành “công chứng” cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy “bất mãn” với chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail “than thở” với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.
Ứng xử văn minh
Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày email, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong email công sở:
1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một email reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được email, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kèm lời cảm ơn, nếu email bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
2. Chủ đề
Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
3. Những lời tốt đẹp
Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong email (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt” hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành,...
4. Câu cú
Email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).
Trên là một vài ý kiến cá nhân và một số thông tin Khương đã đọc được trên internet thấy hữu ích nên post lên để chia sẻ cùng các bạn. Hi vọng sẽ nhận được nhiều góp ý hơn nữa trên blog này!
Chúc mọi người một ngày làm việc hiệu quả!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét